Як користуватися адресною книгою та створювати списки розсилання?

Роботу з великою кількістю електронних листів від різних адресатів можна організувати ефективно. Доцільно скласти список людей, з яки­ми ви постійно листуєтесь, та внести їх електронні адреси до адресної книги. Адресна книга призначена для зберігання на поштовому сервері різних відомостей про адресатів: адреси електронної пошти, домашні та службові адреси, номери телефонів і факсів тощо. У разі потреби можна внести на сторінку нотаток будь-які додаткові відомості.

Для роботи з адресною книгою призначена вказівка Контакти. Записи, що додані до адресної книги, можна переглядати, редагувати та видаляти. Для створення нових записів в адресній книзі викорис­товують вказівку Додати контакт.

Коли адресна книга заповнена, то можна замість введення елек­тронної адреси в полі листа Кому або Копія скористатися списком адрес, що розкривається. Адреса, вибрана з адресної книги, автома­тично вставиться до заголовка листа.

Часто на практиці одного листа потрібно відправляти кільком адре­сатам. Для прискорення такого процесу можна об’єднати адреси в гру­пи під одним іменем, а потім за допомогою однієї вказівки розсилати повідомлення за всіма адресами групи.

Що передбачає етикет електронного листування?

Більшість користувачів, які проводять в Інтернет досить часу, сприймають електронну пошту як щось дуже природно. Вони вже не дивуються чаклунству, яке переносить повідомлення за долі секунди на край світу.

Електронна пошта це засіб, призначений для обміну інформації між користувачами. Щоб користуватися нею, вам потрібно створити поштову скриньку з певною адресою, на яку  будуть приходити листи.

Що ж таке етикет? Та чи існує він в Інтернеті?

Етикет електронного спілкування -  це неформальний кодекс поведінки, за яким регулюється спілкування між користувачами

Як ввічливий співрозмовник,та людина, яка не хоче ділитися своєю інформацією зі сторонніми людьми ви повинні дотримуватися певних правил.

1.Уважно стежите за тим, що стоїть в полі Кому, перш ніж відправити лист. (інформація яку ви вкладаєте в електронний лист, може потрапити не до того адресата)

2.Тема – це декілька слів, що коротко повідомляють, про що лист. Тема листа видно до відкриття листа, поряд з датою і відправником. Рекомендується завжди заповнювати це поле.  Тема листа має бути по можливості змістовною і унікальною.(листи без теми, або з рекламою - є спамом, та можуть містити віруси)

3. Розбивайте текст на логічні абзаци. Ставте пропуски після розділових знаків. Перевіряйте помилки. Не забувайте про підпис. (це допоможе одержувачу якісніше обробити отриману інформацію, та говорить о вашій освіченості)

4. Не відкривай листи від незнайомців та стороннього змісту

5. Не відсилай свої дані, копії документів, номера телефону, відомості про родину та інше невідомим адресатам, та не переходь по незнайомих посиланнях

6. Не відповідай на листи з погрозами та провокаціями

7. Листи, що викликали підозру - видаляй до папки Спам.

8. Важливу інформацію відправляй у архівах з паролем, який буде відомий лише відправнику та одержувачу.

9. У будь-якому випадку повний розмір листа не повинен перевищувати 1МБ, і перш ніж слати такі великі повідомлення, потрібно заздалегідь погоджувати це з одержувачем

10. Не відсилайте без попередження програми.

Це головні правила, які ви повинні запам’ятати та дотримуватись, при спілкуванні через електронні листи.

Листуючись в Інтернеті, ти зазвичай не бачиш співрозмовника, тому не можеш знати, які емоції він вкладає в те або інше повідомлення. Для передавання своїх емоцій у листах часто використовують смайлики

Яких правил слід дотримуватися для безпечного  електронного листування?

Електронна пошта часто використовується для інформаційних атак рекламодавців. Листи, що містять такі повідомлення, належать до спа­му, а люди, які займаються їх розсиланням, називаються спамерами.

Спамом називають небажані електронні листи, тобто пошту, що над­ходить без згоди користувача.

Щоб убезпечити себе від спаму, дотримуйся таких правил:

не зазначай свою електронну адресу на сумнівних сайтах;

якщо спам все-таки потрапив до твоєї поштової скриньки, ніколи не відповідай на ці повідомлення й не користуйся вказаними в них посиланнями.

Як можна впорядковувати листи в електронній скриньці?

Електронна скринька на будь-якому поштовому сервері містить на­бір стандартних папок, наприклад, Вхідні, Відправлені, Видалені та ін. Для ефективної роботи з листами можна створювати додаткові вкладені папки аналогічно до структури папок на дисках.

Для внесення змін у структуру папок електронної скриньки слід обрати вказівку Керування папками. При цьому можна ство­рювати нові папки в папціВхідні, перейменовувати раніше створені папки або видаляти їх за допомогою відповідних інструментів.